Học viện khoa học quân sự

1. Mục đích

Bổ sung chức năng tự động thông báo khi sinh viên/học viên hết thời hạn bảo lưu, giúp Phòng Đào tạo kịp thời thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo.

2. Yêu cầu nghiệp vụ

2.1. Câu chuyện nghiệp vụ

Khi sinh viên/học viên kết thúc thời gian bảo lưu, Phòng Đào tạo cần được thông báo để kiểm tra và thực hiện các thủ tục tiếp theo theo quy định. Hiện tại hệ thống chưa có cơ chế tự động cảnh báo trường hợp này.

2.2. Mong muốn

• Tự động xác định các trường hợp đã hết thời hạn bảo lưu.
• Gửi thông báo đến Phòng Đào tạo khi thời hạn bảo lưu kết thúc.
• Cho phép cán bộ tra cứu danh sách sinh viên/học viên đã hết hạn bảo lưu.
• Hỗ trợ cán bộ thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo.

3. Khó khăn

• Đảm bảo hệ thống xác định chính xác thời điểm hết hạn bảo lưu.
• Tránh bỏ sót hoặc gửi thông báo trùng lặp.
• Đảm bảo thông báo đến đúng người/đơn vị có trách nhiệm xử lý.

4. Giải pháp phần mềm

a. Chức năng nghiệp vụ bị ảnh hưởng

• Quản lý bảo lưu.
• Quản lý hồ sơ sinh viên/học viên.
• Thông báo hệ thống.
• Quản lý quá trình học tập.

b. Giải pháp

• Bổ sung cơ chế tự động kiểm tra thời hạn bảo lưu.
• Khi đến ngày hết hạn, hệ thống tự động gửi thông báo đến Phòng Đào tạo.
• Thông báo hiển thị các thông tin: Họ tên, mã SV/HV, lớp, thời gian bảo lưu, ngày hết hạn.
• Cho phép nhấn vào thông báo để chuyển đến danh sách/hồ sơ bảo lưu và thực hiện nghiệp vụ tiếp theo.
• Ghi nhận trạng thái đã thông báo để tránh gửi trùng.