Học viện khoa học quân sự

1. Mục đích

Bổ sung phân hệ Quản lý văn bản nhằm số hóa công tác tiếp nhận, phát hành và quản lý văn bản trong Học viện, hỗ trợ theo dõi trạng thái xử lý, lưu trữ và tra cứu văn bản tập trung.

2. Yêu cầu nghiệp vụ

2.1. Câu chuyện nghiệp vụ

Hiện hệ thống chưa có phân hệ quản lý văn bản, việc tiếp nhận và ban hành văn bản đang được thực hiện rời rạc, gây khó khăn trong quản lý, theo dõi và tra cứu. Học viện yêu cầu bổ sung phân hệ để quản lý thống nhất các loại văn bản đến và văn bản ban hành.

2.2. Mong muốn

Bổ sung phân hệ Quản lý văn bản gồm các nhóm chức năng:

a. Văn bản đến: (TT, Số VB, ngày tháng năm cấp, CQ ban hành, trích yếu nội dung, ngày nhận, số VB đến do VT cấp, mức độ mật)

• Quản lý văn bản do Văn thư tiếp nhận và gửi đến các đơn vị.
• Quản lý văn bản do các cơ quan, đơn vị trong Học viện gửi.

b. Văn bản SĐH ban hành (TT, Số VB, ngày tháng năm cấp, trích yếu nội dung, TT kí, người soạn thảo, mức độ mật)

• Quản lý văn bản nội bộ.
• Quản lý văn bản gửi ngoài Học viện.

Cho phép quản lý đầy đủ thông tin văn bản như: số văn bản, ngày ban hành/tiếp nhận, trích yếu, loại văn bản, đơn vị gửi/nhận, người xử lý, tệp đính kèm và trạng thái xử lý.

3. Khó khăn

• Cần thiết kế quy trình xử lý phù hợp với từng loại văn bản.
• Phân quyền theo đơn vị, vai trò và phạm vi quản lý.
• Đảm bảo khả năng lưu trữ, tra cứu và theo dõi lịch sử xử lý văn bản.

4. Giải pháp phần mềm

a. Chức năng nghiệp vụ bị ảnh hưởng

• Phân hệ Quản lý văn bản (mới).

b. Giải pháp

• Bổ sung phân hệ Quản lý văn bản trên hệ thống.

• Xây dựng 02 nhóm chức năng:

  • Văn bản đến

    • Văn bản do Văn thư tiếp nhận và chuyển xử lý.
    • Văn bản do các cơ quan, đơn vị trong Học viện gửi.

  • Văn bản SĐĐH ban hành

    • Văn bản nội bộ.
    • Văn bản phát hành ngoài Học viện.

• Bổ sung chức năng thêm, sửa, xóa, xem chi tiết, tìm kiếm, lọc và xuất danh sách văn bản.

• Hỗ trợ đính kèm file, theo dõi trạng thái xử lý và lịch sử xử lý văn bản.

• Phân quyền truy cập theo vai trò (Văn thư, đơn vị ban hành, đơn vị nhận, quản trị hệ thống), đảm bảo mỗi nhóm người dùng chỉ được thao tác trên các văn bản thuộc phạm vi quản lý.